Guide til møderne i MED

Dagsorden

Hvordan det rent praktisk foregår i dit MED-udvalg mht. fx dagsorden, bliver bestemt af henholdsvis din lokale MED-aftale og af den forretningsorden, der er lavet i Hoved-MED. Hvis der ikke er lavet en forretningsorden, skal du foreslå din ledelse at lave en.

Det er normalt formanden og næstformanden, der udarbejder dagsordenen, men alle kan bede om at få et punkt på dagsordenen. Ledelsen kan ikke afvise punkter til dagsordenen. 

I  forretningsorden skal du kunne finde bestemmelser om

• hvem der laver dagsorden og hvornår det gøres 
• hvordan dagsordenen skal udformes
• hvornår dagsorden med bilag skal sendes til medlemmerne.

Information fra ledelsen

I har ret til, at det materiale, der skal behandles i MED-udvalget er til at forstå.

"Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes/medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller kommunalbestyrelsens beslutninger."

MED-Rammeaftalerne (§ 7, Stk. 2)

I kan forlange at få en kort, forståelig gennemgang af materialet, fx budgettet og dets konsekvenser for personalet, på MED-udvalgsmødet. 

Læs mere om informationspligt og drøftelse i MED.

Planlægning

Det kan være vanskeligt at lave en egentlig årsplan for arbejdet i MED, fordi det ikke er til at sige, hvilke emner, der dukker op hvornår.

Budgetbehandlingen er dog et af de tilbagevendende emner, som det er vigtigt at få skemalagt. I det lokale MED-udvalg på arbejdsplads/institutionsniveau skal I planlægge budgetbehandlingen, så det passer med budgetbehandlingerne i det øverste udvalg/Hoved-MED-udvalg. 

Hold formøde i god tid inden det egentlige møde

Når i har en dagsorden med bilag bør I, der er medarbejderrepræsentanter i udvalget holde et fælles formøde. I skal lægge formødet så tidligt før selve mødet, at I alle kan kan nå at forberede indlæg, beregninger og eventuelle ændringsforslag, og så tidligt at I kan nå at bede om supplerende materiale hos ledelsen, hvis I har behov for det.

Hvordan opretter man et kontaktudvalg?

Hvis det ikke er muligt for alle personalegrupper på arbejdspladsen at få plads i MED-udvalget, kan der oprettes et kontaktudvalg bestående af MED-udvalgets personalerepræsentanter, samt en repræsentant for hver af de personalegrupper, der ikke er repræsenteret i MED-udvalget. Kontaktudvalget har til opgave at vejlede og rådgive personalerepræsentanterne i MED-udvalget. 

Kontaktudvalget indkaldes forud for møder i MED-udvalget.

Enighed på medarbejdersiden

På formøderne bør I drøfte, hvilke synspunkter de forskellige personalegrupper i MED har til ledelsens forslag. Det er naturligvis det bedste, hvis medarbejderrepræsentanterne er enige i deres holdninger til ledelsens forslag til personalepolitik. Men, sådan er det ikke altid.

Der kan være forslag fra ledelsens side, som tilgodeser en eller flere personalegrupper, men som kan være til gene for andre personalegrupper.
Det kan også være et dagsordenspunkt fra en enkelt personalegruppe, som har sat et punkt på dagsorden for at drøftet et problem eller et ønske specifikt for denne personalegruppe.
Her skal man sikre en god dialog på medarbejdersiden, og I skal lytte til hinandens synspunkter og være med til at sikre, at en personalepolitik ikke er til gene for nogen personalegrupper. En fælles holdning fra medarbejdersiden kan ikke stemmes igennem ved almindelig flertals afstemning.

Kan I ikke opnå enighed på medarbejdersiden, må I på MED-mødet redegøre for jeres forskellige synspunkter og samtidig meddele, at der ikke kan indgås en retningslinje i MED-udvalget om emnet, da medarbejderne ikke er enige.  
Ledelsen må herefter træffe en beslutning, naturligvis med baggrund i den drøftelse, som MED-udvalget har haft, og hvor medarbejderrepræsentanterne overfor ledelsen har redegjort for deres forskellige synspunkter.
Bemærk, at medarbejderrepræsentanterne i MED-systemet har pligt til at redegøre for medarbejdernes synspunkter, bekymringer og forslag.  

 

Er der fælles interesser/mål?

Når I har afklaret jeres holdninger til, og interesser i et punkt på dagsordnen, så overvej, om I på nogle punkter kunne have fælles interesser med ledelsen. Der, hvor der kunne ligge fælles interesser, er det langt lettere at opnå en løsning på et problem, end hvis parterne har modsat rettede interesser.

Opstil jeres mål og vælg en tilgang til punktet

Find ud af med hinanden på medarbejdersiden, hvad I skal mener og hvilken tilgang I vil have til hver enkelt punkt på dagsordenen. Skal I forsøge at indgå kompromisser? Skal I stille ændringsforslag til punktet? Skal i være afvisende, og i givet fald hvad gør I, i stedet?

Det er selvfølgelig mange emner, der bare er ordinære orienteringsemner, men der hvor det begynder at gøre ondt, skal i vælge om i vil have en konstruktiv tilgang til spørgsmålet, hvor i indgår i dialog med ledelsen om løsninger, som i vil have en afventende tilgang, hvor i lige ser tiden an, eventuelt beder om yderligere oplysninger eller betænkningstid til næste møde, eller om i vil tage afstand fra arbejdsgivernes oplæg.

Hvis I tager afstand til oplægget, skal i overveje hvilke veje i eventuelt vil gå for at modarbejde oplægget. Det kan være at stille modforslag, at gå længere op i systemet, fx til politikerne eller at gå til offentligheden for at få deres opbakning til jeres holdninger, med det formål at få ændret ledelsens indstilling.

Bed om uddybning/supplerende materiale - helst inden mødet

Er der punkter, I ikke synes er godt nok belyst, kan I bede om at få emnet belyst bedre. Eller bede om at få supplerende materiale, hvis det findes.

Aftal hvem, der tager hvilke punkter

Når I har aftalt, hvad der skal siges, så aftal også hvem der fremlægger medarbejdersidens synspunkter. Fordel punkterne efter hvilke interesser de enkelte medlemmer har. Forsøg at opbygge ekspertise inden for de enkelte områder af fx personalepolitikken.

Inviter dem, det handler om, hvis de ikke er med i forvejen

Det er ikke altid at alle medarbejdergrupper har en plads i MED-udvalget. I repræsenterer derfor de grupper, der ikke sidder i udvalget. Er der punkter på dagsordenen, der har væsentlig indflydelse på deres arbejdsforhold, skal I meddele ledelsen, at I ønsker deres deltagelse på MED-mødet under det pågældende punkt. Det har i lov til ifølge aftalerne.

MED-rammeaftalerne (§ 7, stk. 6)

Du taler for alle medarbejdere - sørg for kollegernes opbakning

Sørg for at have opbakning fra medlemmerne. Som medarbejderrepræsentant i et MED-udvalg er du ikke kun repræsentant for din egen overenskomstgruppe, men sidder i udvalget for alle LO-medarbejdere på din arbejdsplads/arbejdspladserne. I kan også oprette et kontaktudvalg.

Du skal sørge for at have opbakning fra dine kollegaer, både dem fra din egen overenskomstgruppe og fra de andre grupper du repræsenterer. Det kan du gøre ved at holde møde med dem inden MED-møderne, eller ved at sørge for at kommunikere med den, fx via mail eller over et intranet på arbejdspladsen.

Dialogen

Spørg! - Sørg for at have den fulde forståelse af et problem eller en sag
Først når du har forstået, hvad der er ledelsens egentlige problem eller interesse i et emne, kan du gøre noget konstruktivt ved det. Stille ændringsforslag, der løser deres problem eller tilfredsstiller deres interesse, og som måske er mere spiseligt for medarbejdergruppen eller måske oven i købet er i medarbejdernes interesse. Stil alle ”hv” spørgsmålene, hvad, hvorfor, hvordan, hvornår.

Sørg for at formulere jeres interesser
Gør klart overfor ledelsen hvorfor I som medarbejdere ønsker et givent problem løst på jeres måde, eller hvorfor det giver jer et problem, at skulle følge ledelsens løsning.

Brainstorm
Jo flere løsningsmuligheder på et problem, jo større chance er der for at begge parter kan få deres interesser tilgodeset, og at løsningen bliver så god som muligt. Derfor kan brainstorm være et godt arbejdsredskab når problemer skal løses.

Vær åben overfor andre løsningsmuligheder
Det er ikke sikkert at den løsning på et problemet, I har lagt jer fast på inden mødet er den, der tilfredsstiller jeres interesser bedst. Der kan under behandlingen af emnet komme nye oplysninger eller løsningsmuligheder på bordet, I ikke havde forudset. Vær derfor åbne overfor nye løsningsmuligheder, og sørg for at dit mandat dækker over jeres interesser, og ikke kun over en helt bestemt løsningsmulighed. 

Referat og opsummering

Opsummer efter hvert punkt
Sørg for at opsummere efter hvert punkt på dagsordenen, så i er sikre på, at ledelsen har forstået medarbejdernes indvendinger og, at I har forstået deres synspunkter. Opsummeringen kan fx indeholde det i synes, der skal stå i referatet.  

Vær sikker på, at der bliver lavet referat og at medarbejdernes synspunkter er med
Der skal laves referat af mødet, og I skal sikre jer at jeres holdninger/forslag/indvendinger kommer med. Det bør stå i forretningsordenen hvem der skriver referat.
I har ret til at får jeres holdninger og synspunkter med i referatet fra MED-møderne. Hele formålet med møderne er at medarbejdernes holdninger og synspunkter skal indgå i beslutningsgrundlaget, så dem der træffer beslutningerne kan have det med i deres overvejelser. Derfor har referatet ikke nogen værdi, hvis ikke medarbejdernes opfattelse er med.

MED-Rammeaftalerne (§7, Stk. 2)

Sørg for at få referatet godkendt efter mødet
Hvis I ikke har en praksis, hvor I godkender referatet ved afslutningen af mødet, bør jeres forretningsorden indeholde bestemmelser om godkendelse af referatet, inden det går videre i systemet. Referatet skal være godkendt inden for en uge.

​
Se også Drøftelse på rette MED-niveau

Når I laver retningslinjer

• Sørg for at være enige om formålet med aftalen
  
  
• Vær enige i, hvad I laver så I undgår en masse fortolkning efterfølgende
  
  
• Vær sikker på at aftalen dækker det, den skal 
  Lav et tjek på om resultatet stemmer med formålet
  
  
• Vælg strategisk
  En detaljeret aftale betyder mindre fleksibilitet
  Færre detaljer betyder større fleksibilitet
  
  
• Aftaler, der skal udmøntes/udfyldes
  Hvis aftalerne, skal udfyldes længere nede i MED- systemet så opstil vilkår, tidsfrister og godkendelsesprocedure
  
  
• Vær enige om hvordan uenigheder om forståelsen af aftalen fortolkes
  Der opstår sandsynligvis alligevel fortolkningsproblemer. Løs problemet så tæt på kilden som muligt.
  
  
• Sørg for implementering af aftalen
  Vær enig om hvordan aftalen formidles
  
  
• Evaluer aftalen efter en aftalt periode. Den kan altid gøres bedre.

 

Du kan læse mere om retningslinjer i MED her.

 

Sørg for tilbagemelding til baglandet
Det er din opgave at sikre, at dit bagland får en tilbagemelding fra mødet. Brug muligheden for at have kontakt til dit baglandet
Der ud over påhviler det MED-udvalget at drage omsorg for at samtlige medarbejdere informeres skriftligt eller mundtligt.

Sørg for, at der laves en informationsplan i udvalget:

• Hvem skal informeres?
• Hvad skal der informeres om?
• Hvordan skal informationen gives?
• Hvornår skal informationen gives?
• Hvem har adgang til informationen? 

Næste møde
Find ud af, hvilke emner der skal tages op igen, samt hvilke andre emner, der skal på dagsordenen til næste møde