APV-processens fire elementer - rollen som tillidsvalgt

Afdæk arbejdsmiljøet ud fra de emner der er relevante for jeres arbejdsplads

I denne fase skal I undersøge arbejdsmiljøforholdene er på jeres arbejdsplads. I skal både undersøge de belastninger, I oplever og vurdere risikoen for, at noget kan udvikle sig til en belastning eller en ulykke.

Det er vigtigt, at I kommer rundt om alle de arbejdsmiljøemner, som er relevante for lige præcis jer.

De fleste arbejdspladser skal vurdere følgende emner:

• Ergonomi
• Psykisk arbejdsmiljø
• Kemisk arbejdsmiljø
• Indeklima
• Støj
• Voldsrisiko
• Ulykkesrisiko

For at sikre at I kommer omkring alle de påvirkninger, der er væsentlige at undersøge i jeres branche, kan I fx bruge Arbejdstilsynets APV-tjeklister:

Arbejdstilsynets APV-tjeklister

I skal afdække ALLE arbejdspladsens opgaver

APV laves for alle ansatte, dvs. for alle medarbejdere og ledere på arbejdspladsen.

Derfor skal de spørgsmål, I stiller i forbindelse med kortlægningen være tilpasset alle arbejdspladsens forskellige arbejdsopgaver. 

Hvordan afdækker I bedst jeres arbejdsmiljøforhold?

Der er ikke krav til, hvordan I skal kortlægge arbejdsmiljøet. APV-afdækningen kan både være en spørgeskemaundersøgelse og en styret dialog på et personalemøde.

Afdækningen kan også både bestå af en spørgeskemaundersøgelse og en efterfølgende supplerende drøftelse på et personalemøde. En del af en APV-kortlægning kan også være, at arbejdsmiljøgruppen går en runde på arbejdspladsen og observerer arbejdsmiljøet.

I skal vælge en metode, som I synes passer godt til jer. Hvis nogen (fx Hoved MED-udvalget) allerede har valgt en kortlægningsmetode til jer, kan I vælge at supplere kortlægningen, så de svar I får, giver mening for jer.

Risikovurdering

I skal nu gennemgå hver eneste af de problemer, I fandt under afdækningen.

I skal beskrive, hvor alvorligt hvert problem er, hvor mange der påvirkes/risikerer at blive påvirket og hvor ofte.

Dernæst skal I analysere, hvorfor problemet opstår. Det er vigtigt at være grundig i denne fase, da det er svært at finde effektive løsninger, hvis man ikke ved, hvad problemet handler om, og hvad årsagerne er. Og I risikerer at finde løsninger på symptomet i stedet for selve problemet.

Her er et lille forsimplet eksempel, hvor kortlægningen har vist, at der er problemer med støj:

Problem: Der er for meget støj i grupperummet.

Løsning uden forudgående analyse: Opsætning af støjdæmpende materialer.

Analyse: HVORFOR har vi for meget støj

Svar: Alle grupper har pause samtidig, eller at alle andre grupper er tvunget til at bruge grupperummet til gennemgang.

Løsning: Nye pausetider eller andre muligheder for gennemgang.

I dette tilfælde ville støjdæmpende materiale ikke løse problemet, da årsagen ikke er dårlig akustik men dårlig organisering af arbejdet.

Brug følgende spørgsmål som hjælp til beskrivelse og analyse:

1. Hvor alvorligt er problemet? Er der fx tale om livsfare eller fare for at komme alvorligt til skade eller blive alvorligt syg eller invalideret?
2. Hvor mange er omfattet af problemet?
3. Hvor ofte viser problemet sig?
4. Er der mønstre i, hvordan og hvornår problemet viser sig?
5. Hvad er årsagen til problemet?
6. Hvem er det vigtigt at få i tale for at beskrive og vurdere problemet nærmere? Det kan være en ekstern rådgiver, en intern arbejdsmiljøkonsulent eller jer selv på fx et personalemøde
7. Hvordan påvirker problemet mulighederne for at løse min kerneopgave?

Har I ikke fundet nogle problemer i afdækningen, skal I under hvert undersøgt emne skrive, at I ingen problemer fandt. Ellers kan Arbejdstilsynet ikke se, at I har været grundige i jeres kortlægning.

Faglige mangler eller arbejdsmiljø?

Mange APV-afdækninger indeholder spørgsmål, der også kortlægger faglige problemstillinger og organisatoriske udfordringer i hverdagen.

Arbejdsmiljøgruppen bør dele resultaterne af afdækningen op i to bunker: Arbejdsmiljøbelastninger og faglige/organisatoriske problemstillinger.

Organisatoriske og faglige belastninger kan godt have indflydelse på jeres arbejdsmiljø uden at være en egentlig arbejdsmiljøbelastning. Det er vigtigt, at I både beskriver, hvilken indflydelse problemerne har på jeres arbejdsmiljø og på jeres muligheder for at løse jeres kerneopgave.

Risikovurdering indeholder også en prioritering, en beskrivelse af problemernes alvor og omfang.

I skal prioritere jeres arbejdsmiljøproblemer, fordi I skal finde ud af om nogle af problemerne skal løses med det samme.

Prioritering:

I prioriteringen skal I både bruge jeres analyse af problemet, samt jeres kollegers prioritering og jeres egen viden om arbejdsmiljøbelastninger.

• Nogle af problemerne prioriterer sig selv – de er åbenlyst vigtige at løse.
• Andre problemer skal prioriteres. Lav en simpel afstemning på et personalemøde: ”Hvad er vigtigst for jer, at vi løser først?”
• Hvis et problem prioriteres meget lavt, skal I overveje, om I skal fjerne det fra APV’en. Hvis I ikke kan fjerne det, bør I omformulere det, så det kan blive prioriteret højere.
• De risici I har fundet, som endnu ikke opleves belastende, skal arbejdsmiljøgruppen prioritere. Det kan I ikke overlade til jeres kolleger, der jo ikke oplever belastningerne.

Hvis I er tvivl om, hvordan I skal prioritere et arbejdsmiljøproblem, så brug nogle prioriteringskriterier i kan blive enige om. Det kan for eksempel være disse måder at prioritere på, der er beskrevet af APV Portalen:

Læs hvordan i kan prioritere jeres arbejdsmiljøproblemer

Forskning viser, at de APV-problemer, man løser først, ofte er de problemer, der er nemmeste at løse - og ikke de problemer, man har prioriteret højst.

Desværre viser forskningen også, at man sjældent når at løse alle problemerne i en APV - og så giver det sig selv, hvilke problemer der ikke bliver løst.

Tag en snak om, hvordan I undgår det hos jer.

I denne fase skal I vurdere, om der er forhold i virksomhedens arbejdsmiljøforhold, der kan medvirke til sygefraværet på arbejdspladsen.

Det er altså ikke selve sygefraværet, I skal tage stilling til, men hvordan arbejdsmiljøet påvirker sygefraværet.

Her er nogle eksempler på forhold i arbejdsmiljøet, der erfaringsmæssigt kan have betydning for sygefraværet:

• Manglende indflydelse og udfordringer
• Arbejdspres
• Dårlige arbejdsstillinger
• Arbejdsulykker
• Smitterisiko

Risiko for sygefravær er også en del af ovenstående vurdering, men der er også et selvstændigt punkt i APV’en.

Mange finder det svært eller kunstigt at inddrage sygefraværet i APV’en – og svært at vide, hvad I kan gøre med de problemer, I finder.

Det er dog vigtigt, at I er ekstra opmærksomme på dette punkt i APV’en. Alle offentlige ansatte er under pres for at sænke sygefraværet. Mange steder skubbes ansvaret for sygefraværet helt eller delvist over på de ansatte – FOAs medlemmer - selvom forskning entydigt peger på, at et godt, sikkert og sundt arbejdsmiljø fjerner en stor del af problemerne med for højt sygefravær.

Mange afskedigelser af FOA-medlemmer sker på grund af sygefravær. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på arbejdsmiljøbelastninger, der kan give sygefravær både for kunne forebygge og for at kunne bistå en fyringstruet kollega, hvis sygefraværet skyldes arbejdsmiljø, som arbejdsgiver ikke har fået håndteret ordentligt.

I skal altså bruge APV’en til at sikre, at jeres indsats for lavere sygefravær rettes mod arbejdspladsens vilkår i stedet for mod jeres kolleger, der måske bliver syge af at gå på arbejde.

Næste element i APV'en er, at I skal finde løsninger på jeres arbejdsmiljøproblemer.

Har I afdækket problemer, som ikke kan løses med det samme, skal I lave en handlingsplan. Handlingsplanen skal beskrive problemernes art, alvor, omfang og årsager, som I har arbejdet med i fase to.

Derudover skal handlingsplanen beskrive, hvornår og hvordan I vil løse problemerne, og hvem der skal sikre, at det sker.

Efter afdækning og risikovurdering har I nu en liste med problemer, hvor det farligste eller vigtigste står øverst. Nu skal I finde løsninger!

Faglige/organisatoriske mangler eller arbejdsmiljø?

Hvis I ikke allerede har gjort det, skal I opdele jeres liste i to dele: Arbejdsmiljøbelastninger og faglige/organisatoriske problemstillinger.

Faglige og organisatoriske problemstillinger kan I ikke løse i Arbejdsmiljøgruppen. De skal løses af ledelsen i samarbejde med MED/SU.

Det bedste, I kan gøre, er at overdrage en liste til ledelsen med en grundig analyse af alle problemstillingerne samt en tydelig beskrivelse af, hvordan problemstillingerne påvirker jeres arbejdsmiljø og jeres mulighed for at løse jeres kerneopgave.

Hvis I har gode forslag til hvordan problemerne løses, må de naturligvis gerne følge med.

Løsning af arbejdsmiljøproblemer

Når I beskriver løsningerne, skal I bl.a. være opmærksomme på følgende:

• Bliver løsningen rettet mod kilden til problemet?
• Kan problemet undgås ved at gøre tingene på en anden måde?
• Kan det, der er farligt, udskiftes med noget, der er ufarligt eller mindre farligt?
• Bliver medarbejderne oplært og instrueret, som de skal?

Handlingsplan på arbejdsmiljøproblemstillingerne

I skal lave en skriftlig handlingsplan for, hvordan I vil løse problemerne:

• Hvilke løsninger, I har valgt
• Hvornår problemet vil være løst
• Hvordan I vurderer (evaluerer), om løsningen virker
• Hvem der skal gøre hvad for at få problemet løst

Det skal også fremgå af handleplanen, hvor I mener problemerne skal løses:

• Kan problemet løses på arbejdspladsen?
• Skal problemet løses andre steder i kommunen/regionen, fx i forvaltningen?
• Kræver en løsning af problemet hjælp udefra?

Vær så præcise som muligt. Hold så vidt muligt rækkefølgen så de vigtigste problemer står øverst.

Skema til handlingsplan

Brug evt. skemaet til handlingsplan og opfølgning fra FOAs pjece '7-9-13'. Skemaet finder du på side 45-46 i pjecen.

Skema til en handlingsplan

Handlingsplanen skal sendes til arbejdsgiver eller godkendes i MED/SU-systemet.

Handleplanen skal sendes til din arbejdsgiver. I behøver ikke at fremsende hele APV, da handleplanen beskriver, hvad problemet er, hvad I vil gøre ved det, og om I beder om hjælp udefra til at løse problemet.

Det er vigtigt, at MED/SU drøfter og godkender handleplanen.

Formanden for MED skal på arbejdsgiver vegne sikre , at APV-problemerne løses. Derudover skal MED-formanden godkende eventuelle udgifter og personaleressourcer forbundet med at løse APV- problemerne.

Drøft også i MED, hvordan I formidler handleplanen. Det er vigtigt for dine kolleger at høre, hvordan I har tænkt jer at løse APV-problemerne og hvornår. Sådan kan I også sikre, at alle ved, hvor APV’en ligger.

Når I har gennemført de enkelte løsninger i handleplanen, skal I følge op på, om de har haft den ønskede effekt. Med andre ord skal I evaluere, om det kortlagte problem er forsvundet eller blevet mindre.

Har løsningerne ikke virket, skal I analysere problemet igen. I har formodentligt overset nogle af årsagerne til problemet.

Husk at opdatere handleplanen med de nye løsninger.

Husk at inddrage de kolleger, der havde problemet i evalueringen.

Husk at formidle, at I har prøvet noget, der ikke lykkedes, og hvad jeres nye forslag til løsning er.

FOA anbefaler at alle APV-problemer, der ikke er blevet løst fremlægges for arbejdsgiver forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Det er arbejdsgivers ansvar, at alle fire elementer i APV’en gennemføres succesfuldt, også at løsningerne gennemføres og virker efter hensigten.