Persondatapolitik for FOAs A-kasse

Ansvarlig for behandlingen af dine persondata er:

FOAs A-kasse
Staunings Plads 1-3
1790 København V
CVR-nummer: 80293712

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af persondata i FOAs A-kasse, skal du kontakte dit Regionskontor. Du kan finde kontaktoplysningerne på dit regionskontor her:

Kontakt a-kassen

FOAs A-kasse sikrer, at dine persondata behandles forsvarligt og i overensstemmelse med det regelsæt om beskyttelse af persondata, der til enhver tid er gældende.

Hvis du er medlem af FOAs A-kasse, anbefaler vi dig altid at kontakte os via 'Min post', hvor du kan skrive sikkert til os.

Skriv via Min post

FOAs A-kasse behandler data om dig i forbindelse med dit medlemskab af FOAs A-kasse.

Hvad er formålet med behandlingen af data?

Formålet med vores databehandling er:

• At sikre, at vi har de nødvendige oplysninger om dit medlemskab af FOAs A-kasse, så vi kan sende den korrekte opkrævning af kontingent, herunder opkrævning af efterlønsbidrag

• At indhente de nødvendige oplysninger om din ret til dagpenge, feriedagpenge eller efterløn, hvis du beder om udbetaling af en af disse ydelser, så vi kan udbetale de rigtige penge og foretage den korrekte afregning til staten

• Løbende at sikre, at du opfylder betingelserne for at modtage ydelser, herunder om du står til rådighed, når du skal have dagpenge, samt at kontrollere rigtigheden af vores udbetalinger

• At yde vejledning om reglerne inden for arbejdsløshedslovgivningen

• At undersøge og forbedre vores medlemsservice fx i form af medlemstilfredshedsundersøgelser og monitorering af anmeldelser på Trustpilot

• At yde god service til vores medlemmer og udarbejde relevante medlemstilbud, fx kurser eller webinarer, der kan øge vores medlemmers forudsætninger for at komme i arbejde eller at skifte job

• Vi kan i meget begrænset omfang bruge oplysninger om dig i forbindelse med udvikling og test af systemer.
  

Efter hvilke regler indsamler vi data?

I langt de fleste tilfælde indsamler vi data, fordi vi har pligt til det ifølge de regler, som gælder for alle a-kasser. Indsamlingen sker derfor med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Det er tilfældet, når vi behandler sager om dit medlemskab, din ret til ydelser og dine rettigheder og pligter i forbindelse med reglerne om dagpenge, feriedagpenge og efterløn. Det gælder også, når du modtager vejledning fra os over telefon, på skrift eller via vores chatbot.

Vi vil navnlig være forpligtet til at behandle oplysningerne på baggrund af reglerne i arbejdsløshedsforsikringsloven og lov om en aktiv beskæftigelsesindsats samt de bekendtgørelser, som er udstedt i medfør af disse love. For at udbetale korrekte ydelser til dig, har vi desuden pligt til at behandle visse oplysninger om dine skatteforhold efter de skatteretlige regler.

I enkelte tilfælde indsamler vi oplysninger på baggrund af et samtykke fra dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Det vil navnlig være tilfældet, hvis du ønsker at være tilmeldt FOA Jobmatch, hvor du som medlem kan få kontakt til arbejdsgivere, der søger nye medarbejdere. Det kan også være, hvis du gør brug af vores AI-skriveredskaber på vores hjemmesiden, eller i konkrete tilfælde, hvor vi med dit samtykke videregiver oplysninger til din fagforening, hvis vi vurderer, at fagforeningen kan være dig behjælpelig. Du er altid velkommen til at tilbagekalde dit samtykke. Ønsker du at gøre dette, skal du kontakte dit regionskontor. Se kontaktinformationerne ovenfor.

Endelig kan der være tilfælde, hvor vi behandler oplysninger ud fra vores egen legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Dette kan fx være i forbindelse med tilfredshedsundersøgelser, Trustpilot-anmeldelser eller i andre tilfælde, hvor formålet primært at forbedre vores service over for vores medlemmer. Det kan også være i forbindelse med udbud af medlemstilbud i form af kurser eller andet. Det kan også i begrænset omfang være i forbindelse med udvikling og test af vores systemer. Hvis du ikke ønsker at blive kontaktet i forbindelse med medlemstilfredshedsundersøgelser eller Trustpilot-anmeldelser, skal du kontakte os. Se hvordan du kontakter os ovenfor. 

I det omfang vi behandler følsomme oplysninger om dig, vil det ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, litra b eller f.

Langt de fleste oplysninger om dig behandler vi i medfør af arbejdsløshedsforsikringsreglerne, og behandlingen vil derfor som udgangspunkt være en forudsætning for dit medlemskab og din ret til ydelser fra a-kassen. Hvis der er oplysninger, som du ikke ønsker, at vi skal behandle om dig, kan det derfor betyde, at du ikke kan være medlem af FOAs A-kasse, eller at du ikke vil være berettiget til at modtage ydelser fra os.

Hvor længe opbevarer vi data?

Vi opbevarer kun dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet, eller for at overholde lovgivningen. Når vi ikke længere har brug for dine oplysninger, sørger vi for at slette dem eller anonymisere dem på en sikker måde.

Vi sletter senest alle oplysninger om dig 5 år efter, at du har nået folkepensionsalderen.

Hvilke kategorier af oplysninger behandler vi?

Vi indsamler følgende kategorier af oplysninger om dig:

• Almindelige oplysninger i form af stamdata som dit navn, adresse, medlemsnummer, telefonnummer, e-mail, om du har opholds- og arbejdstilladelse samt bankoplysninger i forbindelse med opkrævning af kontingent og efterlønsbidrag

• Oplysninger om dit arbejdssted, herunder i nogle tilfælde årsagen til dit arbejdsophør

• Hvis du er nyuddannet, indhenter vi oplysninger om din uddannelse og din indtægt under uddannelsen, og hvis du søger om ydelser, indhenter vi oplysninger om, hvorvidt du har forsørgelsespligt over for et barn. Vi indhenter ingen oplysninger om barnet.

• Fortrolige oplysninger i form af dit cpr-nummer og økonomiske oplysninger i form af oplysninger om indtægter fra en arbejdsgiver, pensionsoplysninger, ydelser som du modtager fra staten og oplysninger om dit skattefradrag og trækprocent

• Når du søger om dagpenge, vil vi behandle oplysninger, som fremgår af dit CV. Det vil typisk sige din ansættelses- eller uddannelseshistorik, dine kompetencer samt evt. følsomme oplysninger i form af oplysninger om dit helbred, hvis disse er relevante for din jobsøgning eller din rådighed

• I sjældne tilfælde behandler vi oplysninger om dine eventuelle lovovertrædelser eller straffedomme.

Hvorfra modtager vi data?

Udover de oplysninger som vi modtager direkte fra dig, når du melder dig ind, søger om ydelser eller i øvrigt er i kontakt med os, modtager vi typisk oplysninger fra følgende steder efter den gældende lovgivning: 

• Vi henter oplysninger om dit navn, cpr-nummer og adresse fra Cpr-registeret. Hvis du er nyuddannet og søger om ydelser, indhenter vi også oplysninger om, hvorvidt du er forsørger til et barn under 18 år. Vi indhenter ingen oplysninger om barnet.

• Vi modtager oplysninger om indtægter, herunder løn og offentlige ydelser fra din arbejdsgiver og fra SKATs indkomstregister. Vi henter navnlig oplysninger fra indkomstregisteret, når du søger om ydelser i a-kassen, og når vi kontrollerer, om dine udbetalinger er korrekte. Det er SKAT, der er dataansvarlig for registeret.

• Når du modtager ydelser fra os, henter vi oplysninger fra Det Fælles Data Grundlag (DFDG). Det er et register, hvor a-kasserne udveksler oplysninger med kommuner, Udbetaling Danmark og andre offentlige myndigheder. Oplysningerne omhandler forskellige oplysninger om din status i beskæftigelsessystemet – fx oplysninger om dagpengeret, ledighedsstatus, aktivering, samtaler og udbetaling af offentlige ydelser. Det er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, der er dataansvarlige for registret.

• Når du søger om ydelser, henter vi oplysninger fra Dataudvekslingsplatformen (DUPLA). Dette register administreres af Skat og indeholder bl.a. oplysninger om selvstændig virksomhed, B-indkomst og om størrelse af og udbetaling fra dine pensionsordninger

• Når du modtager ydelser, får vi oplysninger om din optjening og udbetaling af ferie fra Feriekonto.

• Vi modtager lejlighedsvis oplysninger om dig fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering fx i forbindelse med kontrolundersøgelser.

• Hvis du tidligere har været medlem af en anden a-kasse, indhenter vi oplysninger om dine tidligere optjente rettigheder i denne/disse a-kasser.

• Vi indhenter oplysninger om skattefradrag fra SKAT.

• Vi modtager oplysninger om dig fra NemKonto til brug for udbetaling af ydelser.

• Vi modtager oplysninger fra Betalingsservice, hvis du vælger at betale kontingent via Betalingsservice.

• Vi modtager oplysninger fra Lønmodtageres Garantifond (LG), hvis du søger om dagpenge i forbindelse med, at LG behandler en sag om din tidligere arbejdsgivers konkurs.

Videregivelse af data til andre

Vi sender data til følgende efter den gældende lovgivning:

• Det fælles Datagrundlag (DFDG). Vi indberetter oplysninger om vores udbetalinger af ydelser og andre relevante oplysninger om din jobsøgning og rådighed.

• Forsikrede Ledige Efterløn UdbetalingsRegister (FLEUR). Her indberetter vi data om vores udbetalinger af ydelser.

• Statens Koncern Betalinger (SKB), som sørger for overførsel af dine ydelser til din NemKonto.

• Skats indkomstregister. Vi indberetter oplysninger om vores udbetaling af ydelser. Ligeledes indberetter vi oplysninger om betaling af kontingent og efterlønsbidrag til brug for opgørelsen af dit ligningsmæssige fradrag.

• Andre a-kasser. Når du flytter til en anden a-kasse, vil vi videregive oplysninger om dit medlemskab samt optjente rettigheder.

• Vi videregiver oplysninger til Lønmodtageres Garantifond (LG), hvis du søger om dagpenge i forbindelse med, at LG behandler en sag om din tidligere arbejdsgivers konkurs.

Brug af vores chatbot

Du har mulighed for at chatte med vores chatbot via vores hjemmeside. Chatbotten bruger kunstig intelligens til at give generel vejledning om a-kassereglerne. Oplysningerne behandles med henblik på, at vi opfylder vores vejledningspligt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Oplysningerne i chatten gemmes ikke, de videregives ikke til andre, og der anvendes kun anonyme oplysninger til udvikling af chatbotten.

Når du deltager i lovpligtige samtaler med a-kassen

Når du deltager i lovpligtige samtaler med a-kassen, vil vi bruge kunstig intelligens som hjælp til at tage referat af samtalen. Da vi har pligt til at tage referater, behandler vi dine oplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Hvis du ikke ønsker, at vi bruger kunstig intelligens til at tage referat af samtalen, skal du oplyse det til sagsbehandleren, inden mødet går i gang. I dette tilfælde vil der blive taget et manuelt referat.

Deltager du i samtalen via Teams, bliver samtalen transskriberet, hvorefter der ved hjælp af kunstig intelligens foretages et resumé af samtalen. Resuméet redigeres og godkendes af en sagsbehandler og sendes til din digitale postkasse. Der sker ikke en optagelse af samtalen, og transskriberingen gemmes i 30 dage. Resuméet opbevaret i overensstemmelse med vores generelle slettepolitik.

Deltager du i samtalen via telefon, vil samtalen blive midlertidigt optaget, og på baggrund af optagelsen vil samtalen blive transskriberet. Herefter vil der ved hjælp af kunstig intelligens blive foretaget et resumé af samtalen. Resuméet redigeres og godkendes af en sagsbehandler og sendes til din digitale postkasse. Optagelsen slettes straks efter samtalen – typisk allerede samme dag, som samtalen har fundet sted. Transskriberingen gemmes i 30 dage. Resuméet opbevares i overensstemmelse med vores generelle slettepolitik.

Når vi bruger kunstig intelligens til at tage referat af samtalen over Teams eller telefon, videregiver vi oplysninger til Microsoft Azure, der opbevarer data i 30 dage for at sikre muligheden for at kunne genoprette data.

Se ovenfor om videregivelse af oplysninger.
 

Når du taler i telefon med os

Når du som medlem taler i telefon med os, vil samtalen blive midlertidigt optaget, hvorefter vi bruger kunstig intelligens til at tage et referat af samtalen. Det skyldes, at vi har pligt til at tage notater af samtaler med vores medlemmer. Optagelsen sker derfor efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Er du ikke medlem, eller hvis du ringer anonymt, vil vi ikke gemme oplysninger om dig.

Optagelsen slettes efter samtalen – typisk allerede samme dag, som samtalen har fundet sted. Transskriberingen gemmes i 30 dage. Notatet opbevares i overensstemmelse med vores generelle slettepolitik.

Når vi bruger kunstig intelligens til at tage referat af telefonsamtalen, videregiver vi oplysninger til Microsoft Azure, der opbevarer data i 30 dage for at sikre muligheden for at kunne genoprette data.

Se ovenfor om videregivelse af oplysninger.

Når du skriver til os

Når du skriver til os, behandler vi de oplysninger, du giver i din henvendelse, med henblik på at kunne besvare din forespørgsel.

Behandlingen sker som udgangspunkt med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, idet behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, herunder vores vejledningspligt og behandling af sager i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovgivningen.

I forbindelse med skriftlige henvendelser via din digitale postkasse kan vi anvende kunstig intelligens som et hjælpeværktøj til at besvare din henvendelse. Alle skriftlige svar vil være godkendt af en medarbejder i a-kassen. 

Vores AI-skriveredskaber på hjemmesiden

Du har mulighed for at bruge nogle skriveredskaber på vores hjemmeside, som benytter sig af kunstig intelligens. Du kan bl.a. få hjælp til at skrive en jobansøgning, få hjælp til at oversætte tekster eller få læst korrektur på tekster. Ved at bruge vores AI-værktøjer samtykker du samtidig til, at vi kan foretage den nødvendige behandling af oplysningerne for at generere et svar til dig. Vi behandler derfor dine oplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi gemmer ikke, og foretager ingen yderligere behandling af dine oplysninger.

Når vi bruger kunstig intelligens i forbindelse med vores skriveredskaber, videregiver vi oplysninger til Microsoft Azure, der opbevarer data i 30 dage for at sikre muligheden for at kunne genoprette data.

Overførsel af data til tredjelande

Vi overfører som udgangspunkt ikke oplysninger til tredjelande uden for EU/EØS. Hvis det undtagelsesvist forekommer, vil det være i situationer, hvor vi benytter en databehandler som er etableret i eller har leverandører uden for EU/EØS.

En overførsel vil i givet fald kun ske til et land, som EU-Kommissionen har vurderet, er sikkert, eller til et land, hvor Kommissionens opdaterede standardkontraktbestemmelser kan anvendes. Vi sikrer os samtidig, at de nødvendige garantier er på plads, herunder at der er truffet de fornødne sikkerhedsforanstaltninger.

Rigtigheden af dine data

Vi opdaterer løbende vores data om dig, så vi sikrer, at vi har de korrekte data og retter data, hvis vi konstaterer fejl i dine persondata. Det skal sikre en korrekt sagsbehandling, hvis du får brug for vores hjælp. Som skrevet ovenfor sletter vi data om dig, når de ikke længere er relevante at opbevare, og når vi i medfør af lovgivningen ikke længere har pligt til at opbevare oplysningerne.

Vi er afhængige af, at dine data er korrekte og opdaterede. Vi opfordrer dig derfor til at opdatere dine data via vores hjemmeside, når det er relevant. Vi har interne arbejdsgange, som skal sikre kvaliteten af dine data, så de er korrekte og retvisende.

FOAs A-kasse har implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine persondata mod misbrug. Helt konkret er der truffet foranstaltninger, som beskytter mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, at dine oplysninger fortabes eller forringes, eller at dine oplysninger kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Vi beskytter data med avancerede firewalls og anti-virussystemer, og der anvendes kryptering ved kommunikation med eksterne parter. Ved adgang til selvbetjeningsløsningerne på vores hjemmeside bruger vi den nyeste udgave af MitID, som giver den højeste sikkerhed imod uvedkommende personers adgang til dine persondata.

Derudover har vi implementeret adgangsstyring i alle vores systemer, således at det kun er medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til persondata. Vi sørger løbende for at uddanne vores medarbejdere og har udarbejdet og implementeret en lang række politikker og procedurer for at sikre, at behandlingen af persondata sker i overensstemmelse med de principper, der følger af databeskyttelsesretten.

Sikkerhedsforanstaltningerne gennemgås løbende og revideres i overensstemmelse med den teknologiske udvikling. Derudover er samtlige af FOAs A-kasses medarbejdere underlagt tavshedspligt, hvorfor du kan være sikker på, at dine oplysninger behandles fortroligt.

I forbindelse med udsendelse og interaktion med vores nyhedsbreve sker der indsamling af IP-adresse, info om operativsystem om info om klik og åbninger.

Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder over dine data, som du kan læse om nedenfor.

Indsigt i dine data

Du kan kontakte dit lokale regionskontor, hvis du vil vide, hvilke data vi behandler om dig, og hvad formålet med behandlingen er. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer data om dig, og hvem, der modtager data om dig i det omfang, vi videregiver data. Din ret til indsigt kan være begrænset af hensynet til andre personers ret til beskyttelse af privatlivet.

Du kan gøre indsigelse

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at vi behandler dine personlige oplysninger, og du kan til enhver tid trække eventuelle samtykker tilbage. Du skal være opmærksom på, at tilbagetrækning af samtykke kan gøre vores muligheder for at hjælpe dig dårligere. Du skal også være opmærksom på, at vi i de fleste tilfælde vil være forpligtet til at behandle visse oplysninger om dig i medfør af lovgivningen, hvilket kan betyde, at vi ikke altid kan imødekomme en indsigelse.

Korrigering af data

Hvis du mener, at de persondata, som vi behandler om dig, er forkerte, misvisende eller unøjagtige, har du til enhver tid ret til at få dine data rettet. Du skal rette henvendelse til dit lokale regionskontor. Vær dog opmærksom på, at vi er underlagt lovgivning om dokumentationspligt, der kan betyde, at vi ikke altid vil kunne slette data om dig. Se mere i næste afsnit.

Sletning af data

Efter den gældende lovgivning skal vi som anerkendt arbejdsløshedskasse opbevare dine data i bestemte perioder. Det er forskelligt, hvor længe vi skal opbevare de forskellige data. Hvis du retter henvendelse og beder om at få slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt. Hvis de er opfyldt, sletter vi i videst muligt omfang dine persondata inden for rammerne af den gældende lovgivnings krav om, hvor længe vi skal opbevare data.

Dataportabilitet

Dataportabilitet dækker over din ret til under visse omstændigheder at modtage oplysninger fra os med henblik på at få dem overført til en anden dataansvarlig. Du kan også få os til at overføre data direkte til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt.

TV-overvågning

Parkeringsarealer (og indgangspartier) tilknyttet FOAs A-kasses bygninger kan være videoovervåget af hensyn til medarbejdere og gæsters sikkerhed og til dokumentation i forhold til eventuelle forsikringssager. Hvis der sker videoovervågning, vil der være opsat skilte om det i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven.

Er du utilfreds med FOAs A-kasses behandling af dine data, kan du klage til dit regionskontor. Du kan se vores kontaktoplysninger her:

Find dit regionskontor

Du kan få mere at vide om reglerne om behandling af persondata eller klage over behandlingen på Datatilsynets hjemmeside:

Gå til datatilsynet.dk

Eller du kan skrive til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby